Guía de Notion para principiantes: cómo empezar

Notion es un nombre popular en el ámbito de la toma de notas y la productividad, no solo porque es gratuito, sino también porque es versátil, lo que lo hace adecuado para una amplia gama de aplicaciones además de la toma de notas.

Si bien usar Notion es bastante fácil, para aprovecharlo al máximo es necesario tener conocimientos básicos de sus distintas funciones y herramientas. Para ello, aquí te presentamos una guía rápida sobre Notion, que explora todas sus funciones y herramientas clave y te ofrece una descripción general de cómo usar la plataforma para organizar tu vida.

Tabla de contenido

• ¿Qué es Notion?
• Entendiendo los conceptos básicos de Notion

• Espacio de trabajo
• Páginas y bloques
• Bases de datos
• Noción de IA
• Gestión de datos e integraciones de aplicaciones
• Incrustaciones
• Cómo utilizar Notion
• Planes y precios de Notion
• Guía de Notion: mantén tu vida organizada con Notion

¿Qué es Notion?

Notion es más que una aplicación para tomar notas. Es un espacio de trabajo todo en uno que te da acceso a varias herramientas y funcionalidades en un mismo lugar. Esto no solo reduce la dependencia de múltiples aplicaciones y herramientas, sino que, como puedes realizar muchas de tus tareas en el mismo entorno, mejora significativamente el flujo de trabajo y te hace más productivo.

Dependiendo de lo que hagas, puedes usar Notion para varios propósitos. Por ejemplo, los estudiantes pueden usar Notion para crear un directorio de notas, administrar tareas, hacer un seguimiento del progreso de los proyectos, etc. Los creadores de contenido pueden usar la plataforma para hacer un seguimiento de sus ideas de contenido, su progreso y sus cronogramas. Aquellos que dirigen pequeñas empresas pueden usar Notion para tareas como la gestión de tareas, la documentación, la colaboración, la incorporación y más para agilizar sus operaciones. Es más, incluso puedes crear un sitio web público usando Notion .

Además de esos casos de uso específicos, también puedes usar Notion para organizar tu vida personal. Configurar una base de conocimientos, administrar gastos, realizar un seguimiento de objetivos, crear y hacer un seguimiento de hábitos y llevar un diario son algunas de las aplicaciones útiles de Notion en tu vida diaria. De manera similar, también puedes guardar páginas web que te resulten interesantes en línea en tu espacio de trabajo de Notion para usar más tarde Notion Web Clipper .

Notion está disponible en la web y tiene aplicaciones para las principales plataformas: Android, iOS, macOS y Windows. Admite sincronización entre plataformas, por lo que puedes acceder y modificar el contenido de tu espacio de trabajo en cualquier dispositivo. Sin embargo, la plataforma carece de un modo sin conexión adecuado. Como resultado, puedes acceder al contenido de tu espacio de trabajo de Notion cuando estás sin conexión solo si se cargó previamente. De manera similar, no puedes crear nuevas páginas, sincronizar cambios ni incrustar contenido externo sin una conexión a Internet.

Entendiendo los conceptos básicos de Notion

Para utilizar Notion de forma competente, primero debe familiarizarse con los conceptos básicos. Esto incluye comprender la interfaz y familiarizarse con las funciones y herramientas integradas. Comencemos.

Espacio de trabajo

Todo lo que haces en tu cuenta de Notion se lleva a cabo en un espacio de trabajo. Un espacio de trabajo es, básicamente, el lugar donde se encuentran todos tus contenidos y herramientas. Puedes trabajar en tu espacio de trabajo solo o invitar a otros a colaborar en un proyecto.

Notion te permite crear múltiples espacios de trabajo con una sola cuenta. Esto puede resultar útil si utilizas Notion para gestionar tanto tu vida personal como la laboral y quieres mantenerlas separadas. Todos los espacios de trabajo de Notion tienen sus propios nombres, iconos y configuraciones, y puedes cambiar fácilmente entre ellos con un solo clic o toque en la pantalla.

El espacio de trabajo de Notion se divide en dos secciones: barra lateral y editor. La barra lateral funciona como barra de navegación, lo que le permite acceder a todas las páginas y configuraciones de ese espacio de trabajo en particular. Es personalizable, por lo que puede reorganizarla para adaptarla a sus necesidades. Por otro lado, el editor es donde crea todo el contenido. Está en blanco, de manera predeterminada, con un conjunto de menús de control disponibles en la parte superior para ayudarlo a configurar las preferencias de la página.

Páginas y bloques

Un espacio de trabajo de Notion se compone de páginas. Puedes pensar en una página como un lienzo donde puedes escribir texto, insertar imágenes, crear tablas, configurar bases de datos y hacer mucho más según tus necesidades. Las páginas de Notion se pueden anidar unas dentro de otras, lo que significa que puedes crear varias páginas dentro de una página. Esto puede ser útil para configurar una base de datos u organizar el contenido de forma jerárquica.

Los bloques son para una página lo que son las páginas en un espacio de trabajo de Notion. En términos simples, un bloque es el elemento más fundamental de una página. Está disponible en diferentes tipos, desde los más simples como texto, listas de tareas y citas hasta los más avanzados como tablas, galería, calendarios, medios, ecuaciones y muchos otros. Puede acceder a estos bloques y agregarlos a su página usando el comando de barra diagonal (/) o el botón más (+).

Bases de datos

Las bases de datos de Notion son versiones avanzadas de páginas que puedes usar para estructurar tus datos. Cualquier elemento que crees en tu base de datos es una página en sí misma. Puedes elegir entre diferentes diseños para tu base de datos, como tabla, lista, tablero, línea de tiempo, calendario y más, y cambiar sin problemas entre ellos según sea necesario.

Según el diseño que elija para su base de datos, puede personalizar sus propiedades según sus requisitos. Asimismo, puede configurar filtros para filtrar y ver tipos específicos de información o usar opciones de ordenación para ordenar los datos en el orden que prefiera.

Notion admite el uso compartido y la colaboración, por lo que puede invitar a otros usuarios de Notion o a los miembros de su equipo a su espacio de trabajo para colaborar con ellos en proyectos. Asimismo, puede aceptar invitaciones de otros usuarios de Notion para colaborar en proyectos en su espacio de trabajo.

La forma en que se puede colaborar en Notion se determina según los permisos que se le otorgan. Si eres el administrador del espacio de trabajo, puedes establecer los permisos para la página antes de compartir la invitación de colaboración. En casi todos los casos, Notion utiliza cuatro niveles de acceso para determinar lo que se puede hacer como invitado en el espacio de trabajo de alguien:

• Puede leer : permite ver el contenido de la página.
• Puede comentar : le da al colaborador la capacidad de ver y dejar un comentario sobre el contenido de una página.
• Puede editar : además de leer y comentar, también permite a la persona editar el contenido de una página.
• Acceso completo : brinda al usuario acceso completo a una página, para que pueda verla, comentarla, editarla e incluso compartirla con quien desee.

Además de compartir una página de Notion con alguien para que la vea o colabore, también puedes hacerla pública para que cualquier persona en Internet pueda verla. Esto es posible gracias a la función de publicación en la Web. Con esto, puedes configurar permisos de acceso para la página, elegir durante cuánto tiempo funciona el enlace compartido y habilitar la indexación de búsqueda para permitir que la página aparezca en los resultados de los motores de búsqueda con la consulta de búsqueda correcta.

Noción de IA

Notion AI es un conjunto de funciones de IA diseñadas para ayudarte con varias tareas en Notion y aumentar tu productividad. Algunas de estas tareas incluyen la escritura, en la que la IA puede ayudarte a simplificar el lenguaje, corregir errores y cambiar el tono de voz; la realización de resúmenes para ayudar a comprender textos extensos; la traducción para traducir textos directamente en Notion; y la lluvia de ideas, en la que puedes pedirle a la IA que genere ideas o esquemas para el contenido.

Sin embargo, a diferencia de otras funciones, Notion AI no es completamente gratis. Independientemente del plan de Notion que tengas, te permite generar una cantidad limitada de respuestas. Una vez que las hayas agotado, tendrás que pagar por ello como complemento, que cuesta $10 por mes por usuario en un espacio de trabajo. Al momento de escribir este artículo, Notion AI no está disponible para colaboradores.

Gestión de datos e integraciones de aplicaciones

Notion no solo te ayuda a crear y administrar mejor el contenido, sino que también cuenta con herramientas para facilitar las migraciones hacia y desde la plataforma. Por lo tanto, si cambias a Notion desde otra aplicación, puedes usar la herramienta de importación integrada para reunir de manera rápida y sencilla todo tu contenido en un solo lugar en Notion. Por supuesto, cuando migras datos a Notion, puede haber problemas con el formato o la estructuración, pero eso es algo que puedes solucionar más adelante.

Al igual que la herramienta de importación, Notion también tiene una herramienta de exportación integrada. Por lo tanto, si decide dejar de usar Notion en el futuro, puede usarla para trasladar sus datos con la misma facilidad.

Además de facilitar la importación y exportación, Notion también permite la integración con ofertas de terceros. Puedes usar esto cuando quieras, por ejemplo, mostrar contenido o datos de diferentes aplicaciones en una página en tu espacio de trabajo de Notion, agilizar tu flujo de trabajo o mejorar la colaboración.

Por ejemplo, si tu equipo usa Asana en el trabajo para controlar las tareas, puedes integrarla en tu espacio de trabajo de Notion. De esta manera, podrás mantenerte al día con todas tus tareas (y sus fechas de entrega) directamente en tu espacio de trabajo de Notion, lo que eliminará la necesidad de acceder a Asana repetidamente.

Al momento de escribir este artículo, Notion admite la integración con muchas aplicaciones de productividad populares. Sin embargo, si una aplicación que usa no está entre ellas, puede usar la API de Notion para crear una integración personalizada para acceder e interactuar con sus datos en su espacio de trabajo.

Incrustaciones

Las incrustaciones en Notion te permiten mostrar contenido de diferentes sitios web en Internet. Notion utiliza el servicio Iframely para ello y te permite incrustar imágenes, vídeos, audio, repositorios de código y mucho más. Algunos de los sitios web populares desde los que puedes incrustar contenido en tu página incluyen Google Maps, Spotify, YouTube, LinkedIn, Excalidraw y Reddit.

Cómo utilizar Notion

Una vez que hayas aprendido los conceptos básicos, comenzar a usar Notion es fácil. Descarga la aplicación Notion en tu dispositivo y regístrate para obtener una cuenta de Notion si aún no lo has hecho. Crea tu espacio de trabajo y dirígete a la página Configuración y miembros para configurar sus preferencias.

Una vez que hayas configurado tu espacio de trabajo, puedes importar tu contenido desde tu aplicación actual o comenzar de nuevo. Para lo primero, abre tu espacio de trabajo de Notion en una computadora, haz clic en Configuración y miembros en la barra lateral y selecciona Importar . Elige la aplicación desde la que deseas importar datos, vincula tu cuenta y sigue las instrucciones en pantalla. De manera alternativa, si la aplicación no está disponible, exporta tus datos a un archivo y luego cárgalo en Notion. Una vez que hayas terminado, puedes revisar, editar, eliminar o mover el contenido en tu espacio de trabajo.

Alternatively, if you want to start fresh, you again have two options: use a template or start with a blank canvas and set it up yourself. A template is a pre-formatted page that you can add to your workspace and start feeding content or data to. You can find Notion templates for various categories, like personal, work, projects, school, and more.

To use a template in Notion, select Templates in the sidebar on the Notion desktop app, choose a category to find the template you need, and click the Get Template button. This will import the template into your workspace, and you can start populating it with your content or data. If needed, you can even customize the template to make it suitable for your requirements.

Templates great place to start when you’re new to the platform. But if you want to keep things simple or prefer a custom layout or page structure, you can create a page from scratch. Click the pen icon next to your workspace name in the sidebar to create an empty page in Notion. Give this page a name. You may also add an appropriate icon and a background image for the page.

After this, click a blank area and tap the plus (+) button to the left. This will show you a list of all the content blocks you can add to the page. Select a block to add it. Alternatively, you can add blocks using the slash (/) command. To do this, type / to access all the block options and select one to put it on the page. Or follow up / with block names, like /todo for a to-do list, /table for a table, and so on. You can even create a nested page this way by typing /page. On Notion’s mobile app, you can add blocks to a page by tapping the plus (+) button and selecting the desired block.

At any point, if you want to restructure a page, you can move the content blocks up or down. Simply click the handle to the left of the block and drag and drop it to where you want to place it on the page. Similarly, you can move the page to another page in your workspace, too. Just click and drag the page from the left sidebar onto the page where you want to put it. You can also take a nested page out of a page and put it in your sidebar for quick access.

Lastly, if you want to take the help of AI with certain tasks, hit the Space key and select an appropriate option based on your requirements. Notion AI will now generate a response to your request. You can stick to the response or ask the AI to make changes until you get your desired output.

Notion Plans and Pricing

Notion has three main plans:

• Free – Gives you all the features but with some limitations.
• Plus : $8 por usuario/mes ; incluye todo lo del plan gratuito sin limitaciones.
• Empresas : $15 por usuario/mes ; tiene todo lo del plan Plus junto con funciones adicionales como espacios de equipo privados, exportación masiva de PDF y análisis de páginas avanzados.

Además, Notion también tiene una suscripción para Notion AI. Por lo tanto, si desea tener acceso completo a Notion AI en su espacio de trabajo, deberá pagar una tarifa de $10 por mes además del costo de su suscripción actual.

Guía de Notion: mantén tu vida organizada con Notion

Notion no es el tipo de aplicación que querrías usar solo para tomar notas, ya que eso sería una subutilización de sus capacidades. En cambio, quieres maximizar su versatilidad y usar la plataforma para propósitos avanzados, como crear wikis, hacer un seguimiento de objetivos, administrar proyectos, organizar ideas y recursos y llevar un diario, entre otras cosas, para mantener tu trabajo y tu vida personal organizados.

Esta guía debería servir como punto de partida para comenzar a utilizar Notion. A medida que continúe utilizando la plataforma, mejorará su navegación por la interfaz y la realización de diversas operaciones, y podrá descubrir formas de utilizarla para mejorar su productividad con el tiempo.

¡Así que anímate y comienza hoy mismo!